Покопийные контракты — будущее офисной печати

      Каждый успешный бизнес успешен по-своему, но всё же между различными историями успеха есть нечто общее. А именно — концентрация максимума доступных средств и усилий на основном виде деятельности компании; бестрепетное урезание всех непрофильных затрат; перевод любой вспомогательной активности на аутсорсинг. Офисная печать сегодня для подавляющего большинства бизнесов — как раз та самая вспомогательная активность, которую без малейшего ущерба для дела можно доверить профессионалам со стороны, поставив соответствующие расходы под строгий контроль. Даже не столько можно, сколько нужно.

Печать на вынос

Рынок услуг аутсорсинга печати и документооборота (MPS — Managed Printing Services) развивается в наши дни чрезвычайно активно. По оценке IDC, в ближайшее время он будет расти глобально со среднегодовым темпом почти 6% и к 2021 г. выйдет на уровень 47,9 млрд. долл. При этом ожидается, что в 2022 г. во всём мире будет выведено на печать 48,1 трлн. листов формата А4; меньше, чем в 2017-м, хотя и ненамного, — 48,8 трлн. листов.

Противоречие между увеличением спроса на услуги аутсорсинга печати и сокращением общего объёма отпечатанных листов лишь кажущееся. Дело в том, что привычная транзакционная схема использования печатного оборудования, когда оно принимается на баланс предприятия и устанавливается в офисе для бесконтрольной по сути эксплуатации, отличается крайней неэффективностью.

Львиная доля вышедших из принтера листов к вечеру того же рабочего дня завершает свой путь в корзине или шредере, сотрудники не стесняются печатать на офисном оборудовании приобретённые через Интернет билеты, мало кто заботится о выставлении экономичного (чернового) режима печати, об использовании обеих сторон листа и т. п. Безусловно, никто не мешает отдать распоряжение ИТ-отделу приобрести, развернуть и ввести в эксплуатацию одно из доступных на рынке программных MPS-решений — либо заменить весь имеющийся парк печатного оборудования на новейшие модели с интегрированными средствами управления документооборотом. Но на это нужны свободные средства и время, которых у современного бизнеса — в особенности малого и среднего — практически никогда не бывает.

Аутсорсинг печати может оказаться в такой ситуации настоящим спасением для заказчика, стремящегося оптимизировать расходование средств. Поскольку для компании-аутсорсера печать — основное направление деятельности, никаких компромиссов в плане её организации ожидать не приходится. Заключая с заказчиками покопийные контракты, поставщик услуг печати обязан чётко понимать, в какую сумму ему самому реально обходится каждая выходящая из принтера страница. Организация MPS-инфраструктуры у профессионального аутсорсера по объективным причинам близка к идеальной, иначе он просто не в состоянии будет предложить заказчикам конкурентную цену за свои услуги и вскоре вынужден будет уйти с рынка.

Компромисс без уступок

Впрочем, полностью отказываться от собственной инфраструктуры печати российские заказчики в массе своей пока не готовы. Принтеры и МФУ должны оставаться у них на всякий случай непосредственно под рукой, однако оптимизировать расходы на содержание парка печатающей техники им тоже необходимо. В такой ситуации актуальными оказываются контракты на сдельное (покопийное) обслуживание находящихся в собственности заказчика устройств копирования и печати.

Сама техника продолжает при этом оставаться на балансе компании-владельца, но все заботы о её техническом и гарантийном обслуживании, о своевременном пополнении запасов расходных материалов, об оперативном решении мелких неполадок и проведении серьёзных ремонтов принимает на себя аутсорсер. «Аутсорсинг печати наиболее эффективен в крупных компаниях с развитым парком копировально-печатной техники и обширной филиальной сетью, — говорит Вячеслав Логушев, директор направления ИТ-сервиса и аутсорсинга компании X-Com, одного из крупнейших российских операторов услуг аутсорсинга печати. — Опыт наших заказчиков показывает, что сервис позволяет ежемесячно экономить на печати до 25–30% и сократить операционные издержки».

Другая значительная составляющая операционных издержек — импульсивная печать. Очень часто сотрудники не задумываясь посылают на принтер едва ли не любой пришедший по электронным каналам связи документ, мотивируя это тем, что так удобнее или привычнее. Персонификация же отправляемых на печать заданий и установка жёсткой ответственности за перерасход средств на этом направлении заметно дисциплинирует сотрудников. Только вследствие снижения объёмов распечатываемых документов покопийный контракт недвусмысленно демонстрирует свою выгодность для заказчика уже по итогам одного-двух месяцев сотрудничества с компанией-аутсорсером. Особенно это верно для заказчиков с разношёрстным «зоопарком» копиров, принтеров и МФУ, рутинное сопровождение и обслуживание которого требует от ИТ-отдела недюжинной смекалки и специфических знаний.

Передача офисной печати на аутсорсинг экономит заказчику фонд оплаты труда, избавляет его от регулярных неконтролируемых расходов, а также от любых неприятностей и хлопот, связанных с нештатными ситуациями. По прогнозу IDC, объём российского рынка аутсорсинга печати в 2019 г. достигнет почти 189 млн. долл., и рост этот будет продолжаться далее со среднегодовым темпом 5,8%. А значит, множество заказчиков получат шанс сделать свой бизнес более успешным, в том числе за счёт передачи на аутсорсинг обслуживания своей инфраструктуры печати.